Nun habe ich vor einigen Tagen meine Wegwerfparty gefeiert.
(Jährlich einmal vernichte ich alte Akten im Keller.)
Beim Einsortieren der neuen "alten Unterlagen" habe ich mit Freude festgestellt, dass es nicht notwendig ist, neue Ordner aufzustapeln. Nein - ich habe mehr aus meinen Archivbehältern rausgeholt, und vernichtet, als ich wieder hineingestellt habe.
Grund: Meine Ablagetechnik ist anders geworden.
Jetzt vernichte ich unnötige Unterlagen bevor ich sie in den Keller bringe (vorher habe ich einfach den kompletten Vorgang genommen und abgelegt= aus den Augen aus dem Sinn. Hauptsache: Die Unterlagen sind raus aus den Schränken im Büro.)
Und - ich drucke weniger aus.
Was relevant ist und per E-Mail kam, bleibt digital im Computer.
Buchhalterische Unterlagen genügen mir im Belegordner.
Aber diese Unterlagen sind minimal gegenüber den Papieren, die ich produziere während ich
- ein Konzept erstelle,
- Daten in Dantenbanken übernehme und die richtige Erfassung prüfen muß,
- Änderungslisten abarbeite und die benötige Zeit dokumentiere
- und anders.
Aber genau diese Unterlagen sind dann auch nach Projektende überflüssig. Ist die Rechnung erst bezahlt und detailliert belegt, können weitere Unterlagen weg.
Noch einen Vorteil hat das zeitnahe Verschlanken der Ablage:
Solange der Vorgang noch präsent ist, können Sie schnell entscheiden ob es eine relevante Unterlage ist oder weg kann.
Nach einigen Jahren (wenn der Platz im Archiv knapp wird und Sie auf die Suche nach schon überflüssigen Unterlagen gehen) fällt es schon schwerer. Die Unterlagen müssen quergelesen werden, ehe die Entscheidung fällt.
Tun Sie es gleich - dann spart es Zeit und Platz.
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